Hoflogistik Software: Workflows digitalisieren

Fristgerechte Lieferungen, schlanke Umschlagprozesse und möglichst viel Automatisierung: Eine optimale Hoflogistik klingt in der Theorie traumhaft, ist aber meist eine Vision und in der Praxis aufgrund einer Vielzahl an Herausforderungen oft schwer umzusetzen. Erst wenn aus dem Yard ein Smart Yard wird, bildet die Supply Chain ein funktionierendes Netzwerk. Das Ergebnis: zufriedene Logistikpartner und ein bestmöglich ausgelasteter Logistikhof. 

In unseren Blogbeiträgen betonen wir immer wieder, wie wichtig eine transparente Kommunikation für das Yard Management und damit auch für dessen einzelne Bausteine ist. Die vielfältigen Abläufe wie z. B. der Check-in am Hof, das Zeitfenstermanagement oder der Ladestellenabruf bauen aber nicht nur auf einer ganzheitlichen Kommunikation, sondern gleichzeitig auf den jeweils anderen Prozessen auf. Das Ziel eines Smart Yards ist es deshalb, die Workflows mithilfe von kollaborativen Ansätzen flexibler und transparenter zu gestalten. So entstehen optimal steuerbare Logistikprozesse für Verlader, Spediteur und die LKW-Fahrer:innen von hoher Effizienz.

Vorteile von digitalen Workflows

Die Hoflogistik besteht aus vielen unterschiedlichen Prozessen, die zusammen ein funktionierendes System bilden. Viele davon, wie Zeitfensterbuchungen oder Avisierungen sind dabei im engeren Sinne keine Aufgabe des Verladers. Vielmehr ist dieser auf die Zuarbeit der externen Partner angewiesen. Ohne ausreichende Kommunikation können so böse Überraschungen entstehen, die dem Verlader einen Strich durch seine Planung machen. Abhilfe schafft eine Digitalisierung dieser Workflows, die neben Transparenz weitere Vorteile für alle Logistikpartner bietet und sich positiv auf die gesamte Supply Chain auswirkt:

Avisierungen

Unternehmen erhöhen die Transparenz von Bestellungen und Lieferungen durch digitale Avisierungen ihrer Lieferanten und damit verbundene Zeitfenster. Dadurch liegen dem Personal auf dem Werksgelände schon weit vor Ankunft des jeweiligen LKW wichtige Informationen wie Liefermenge, LKW-Kennzeichen usw. vor. 

Zeitfenstermanagement

Der Einsatz von digitalem Zeitfenstermanagement optimiert und digitalisiert das Wareneingangs- und Warenausgangsmanagement sowie die Kapazitäts- und Ressourcenplanung. Das System kann Zeitfenster dynamisch vergeben und verwalten. Basis dafür sind definierte Regeln, Prioritäten und bestimmter Rahmenfaktoren, wie z. B. erwartete Ankunftszeiten oder Sperrzeiten. Yard Management ist dann am effektivsten, wenn man ein Slot Management bzw. Zeitfenstermanagement einbindet. 

Check-in und Check-out

Die Kontrolle der ein- und ausgehenden Transporte bzw. Warenströme erfolgt klassisch durch Schranken und Pförtner. Smartes Yard Management unterstützt diesen Schritt, indem z. B. vorher angemeldete LKW-Kennzeichen automatisch per Kamera erfasst und entsprechend an den Schranken durchgelassen werden. Aufwändige Abgleiche mit Papieren fallen weg. Das erhöht die Effizienz.

Ladestellenabruf

Die Fahrer:innen werden auf dem Hof automatisiert per SMS, App oder Großanzeige (LED-Bildschirm) zur Ladestelle gerufen. Das spart Personalaufwand und senkt Sprachbarrieren und Kommunikationsaufwände. 

Tor- und Rampensteuerung

Durch aktives Ressourcenmanagement und automatisierte Frei- und Belegt-Meldungen erhöhen verladende Unternehmen die Auslastung ihrer Ladestellen. 

Kommunikation mit den Fahrer:innen

Alle Beteiligten des Transport- und Yard-Prozesses können bei eventuellen Verspätungen miteinander kommunizieren, sofort reagieren und daraus resultierende Änderungen, z. B. in der Slot-Vergabe, entsprechend abstimmen und anpassen. Eine zentrale Kommunikationsplattform bringt alle Prozessteilnehmer:innen an einen Tisch und macht den Nachrichtenverlauf z. B. mithilfe eines Ticketing-Systems auch später noch nachvollziehbar. 

Leitstand mit Yard-Visualisierung

Durch die Verfolgung von Ressourcen und eine Visualisierung in Echtzeit ist der Leitstand in der Lage, auch aus größerer Entfernung Abweichungen zu erkennen und korrigierend in laufende Prozesse einzugreifen (Management by Exception).

Integration und Schnittstellen

Schnittstellen zwischen allen Prozessen und angrenzenden Systemen wie Transportmanagementsystem und Lagerverwaltung ermöglichen durchgehend transparente Abläufe sowie eine exakte Dokumentation. Erhöht sich durch das Zusammenspiel der Systeme und ggf. auch die Integration von Hardware-Komponenten der Automatisierungsgrad, verbessert sich auch die Prozessrobustheit und -effizienz. 

Zusammenspiel von Soft- und Hardware 

Damit Verlader, Spediteur und der/die LKW-Fahrer:in von einem smarten Yard profitieren können, gilt es zunächst, einige Herausforderungen zu erfüllen. Um die Logistikprozesse zu beschleunigen, ist nicht nur eine qualifizierte Software-Lösung notwendig, sondern auch die entsprechende Hardware – in diesem Beispiel Self-Service-Terminals. Die Fahrer und Fahrerinnen können so den kompletten Yard-Prozess von Ankunft über Beladung und Abruf bis zur Abfahrt selbstständig durchzuführen. Kontaktlose Hoflogistik bedeutet hierbei, dass es im gesamten Prozess keine Interaktionspunkte mit dem Personal des Verladers gibt (keine Pförtner:innen, Teams an den Ladestellen etc.). Mitarbeiter:innen greifen nur in Ausnahmefällen in den Workflow ein. Ein interessanter Nebeneffekt: Beim kontaktlosen Yard-Prozess sinken auch Unfallgefahr und Ansteckungsrisiko mit Infektionskrankheiten auf dem Werksgelände, da die Fahrer:innen ihr Fahrzeug nicht mehr verlassen müssen. Gleichzeitig können sich die Mitarbeiter:innen des Verladers auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren. 

Das Smart Yard im Praxisbeispiel

Ziel des kontaktlosen Yard Managements ist, dass die LKW-Fahrer:innen den gesamten Beladeprozess auf dem Werksgelände selbstständig durchführen können. In der Praxis funktioniert das in etwa wie folgt: 

1. Avisierung und Zeitfensterbuchung

Zunächst muss der Lieferant die Lieferung einer bestimmten Bestellung avisieren und ein Zeitfenster für seinen LKW buchen. Dabei sind Daten wie die Art der Anlieferung, der Warenempfänger, die Spedition, das Kennzeichen der Zugmaschine und des Aufliegers oder auch das Länderkennzeichen entscheidend für die Planung des Verladers. Mit der Buchung erfolgt im Hintergrund die Erstellung eines Yard-Belegs, wobei alle Daten aus der Zeitfensterbuchung übernommen werden. Je nach Auftragsart greifen die vom Kunden gewünschten Parameter im weiteren Verlauf. 

2. Self Check-in

Erreicht der LKW das Werksgelände, ist sein erster Stopp der Check-in. Dort wartet das Terminal bereits auf das eintreffende Fahrzeug. Ist das Gerät auf LKW-Bedienhöhe ausgerichtet, können die Fahrer:innen für den Anmeldeprozess sogar im Fahrzeug sitzen bleiben. Eine Kennzeichenkamera erfasst per Infrarot das LKW-Kennzeichen von vorne und erkennt das Fahrzeug. Ist keine Kamera im Einsatz, geben die Nutzer:innen zur Identifikation des Auftrages die betreffende Referenznummer ein. Im Hintergrund wird der Yard-Beleg zugeordnet. Das System plant und berechnet die Weiterfahrt des LKW. Eine weitere Kamera scannt die Fahrzeugrückseite und erfasst das Kennzeichen des Trailers, das wichtig für die Zolldokumente ist und entsprechend hinterlegt wird. Der LKW steht währenddessen optional auf einer Waage, die das Leergewicht erfasst. Am Ende erhalten die Fahrer:innen gegebenenfalls ein ausgedrucktes Ladeticket direkt aus einem Bondrucker im Terminal. Darauf können weitere Anweisungen stehen, wie z. B. welcher Warteplatz als nächstes anzusteuern ist. 

3. Abruf

Ist das Fahrzeug auf dem Parkplatz angekommen, müssen die Fahrer:innen auf den Abruf warten. Dieser erfolgt automatisch vom System, sobald ein Ladeplatz frei ist. Bei unserem Beispiel kommt diese Info in Form eines Abrufs auf einer großen LED-Tafel, die für alle Fahrer:innen auf dem Parkplatz gut sichtbar platziert ist. Damit klar ist, welches Fahrzeug auf welche Rampe fahren darf, zeigt das Display die Laderampe in Verbindung mit der entsprechenden Kennzeichennummer des LKWs. 

4. Be-/Entladung

Weiter geht es an der Laderampe: Ein Scanner liest das zuvor generierte Ladeticket und den darauf befindlichen QR-Code ein. So erhält das System Informationen wie Frachtauftragsnummer, ERP-Lieferung, Lademenge etc. In diesem Schritt wird sichergestellt, ob sich der LKW korrekt an der entsprechenden Ladestelle befindet und grünes Licht zur Be-/Entladung gegeben werden kann. Nach erfolgreicher Validierung beginnt der Prozess. 

5. Check-out

Nach erfolgreicher Beladung begibt sich der LKW zum Check-out-Terminal. Hier wiederholt sich das Set-up aus dem Check-in: Das Fahrzeug befindet sich ggf. erneut auf einer LKW-Waage, die nun das Vollgewicht erfasst. Das Terminal ist auf Bedienhöhe, die Fahrer:innen scannen das im Check-in erhaltene Ticket und starten den Check-out. Alle Daten werden hier über eine Schnittstelle an das angebundene ERP- oder Transportmanagementsystem gesendet. Dort erfolgt die Verarbeitung der Daten und die Erstellung des CMR-Frachtbriefes. Der Ausdruck dieser gesetzlich erforderlichen Frachtpapiere erfolgt über den im Terminal integrierten Netzwerkdrucker (A4-Thermopapierdrucker) und die Fahrer:innen können die Dokumente ohne Wartezeit entnehmen. 

Das Smart Yard funktioniert auch ohne Hardware

Mit einem Smart Yard läuft die Hoflogistik beinahe wie von allein. Durch die Vernetzung der verschiedenen Partner – Verlader, Spediteur und LKW-Fahrer:innen – ist dabei außerdem jeder auf dem aktuellen Stand. Das bietet vor allem dem Verlader große Vorteile für die Planung seiner Prozesse. Z. B. wird er bei Verzögerungen frühzeitig informiert und kann die sonst verschwendeten Ressourcen auf andere Workflows umverteilen. Auch das Flächenmanagement im Warehouse fällt dadurch deutlich leichter. Gleichzeitig müssen sich die Mitarbeitenden sich nur bedingt um die LKW-Fahrer:innen kümmern und werden in ihren Aufgaben entlastet. 

Übrigens kann ein Smart Yard auch ganz ohne Hardware optimal funktionieren. Wie das genau klappt und welche Rolle dabei die Einbindung einer Web-Anwendung für Smartphones und Tablets spielt, lesen Sie in unserem Whitepaper.

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