Yard Management System: So schafft Software den nötigen Überblick

Besonders in der Logistik entscheiden zuverlässige Lieferketten über den Erfolg im Wettbewerb. Damit die Supply Chain aber wirklich sicher und effizient bleibt, sind technische Lösungen wie Anliefersteuerung, Transportmanagement und Dock und Yard Management unverzichtbar. Wer den Überblick über die zahlreichen LKW, Ressourcen und Abläufe auf dem eigenen Verladehof nicht verlieren möchte, für den sollte eine Verwaltung der Prozesse daher ganz oben auf der To-do-Liste stehen.

Sich dabei manuell zu organisieren, wird aufgrund der Fülle an verschiedenen Informationen jedoch schnell zu einer unübersichtlichen Aufgabe. Dann passieren Fehler, wie beispielsweise eine unvollständige Dokumentation der Lieferung. Das kann ernste Auswirkungen auf die Lieferkette des Kunden haben, insbesondere wenn es sich um Materialien für die Weiterverarbeitung handelt. Womöglich bekommt er diese erst viel zu spät, muss seine Produktion pausieren und ist letztlich unzufrieden mit der gesamten Dienstleistung. Um das zu vermeiden, sollten verladende wie liefernde Unternehmen einer entsprechenden Software-Lösung dringend für Transparenz in ihren Abläufen sorgen. Geeignet ist ein Yard Management System (YMS) als spezielle Software für das Dock und Yard Management.

Was ist Dock und Yard Management?

Dock und Yard Management bezeichnet die Verwaltung des Zeitfensters für die Anlieferung, Überwachung und Steuerung des Lieferverkehrs in der Warenannahme. Es geht um die Steuerung aller Ressourcen und logistischen Vorgänge auf den Außenbereichen eines Betriebshofs oder Logistikzentrums. Dazu gehören:

• die Dokumentation von Ankunfts- und Abfahrtzeiten der LKW
• die Standortüberwachung der Fahrzeuge in Echtzeit und sogar
• Live-Standorte sowie
• die Kontaktdaten der Fahrer:innen

Außerdem involviert der Prozess unterschiedliche Parteien wie den Verlader, Zulieferer, Logistikdienstleister und Empfänger. Der Begriff Dock und Yard Management setzt sich aus „Dock“ und „Yard“ zusammen.

Dock

Dock-Management bezeichnet das Verladegelände, an dem die Transportfahrzeuge be- und entladen werden. Docks haben keine feste Größe und können von herkömmlichen Rampen bis hin zu komplexen Systemen mit zusätzlichen Hilfsmitteln wie Ladetoren und hydraulischen Ladebrücken reichen.

Yard

Yard-Management betrifft die Aktivitäten auf dem Werksgelände. Dabei verwaltet das Yard-Management Informationen zu allen Fahrzeugen und steuert die Ein- und Ausfahrt, das Wiegen oder Be- und Entladen. Der Yard-Bereich ist in der Regel größer als das Dock, da er zur Lagerung, Sortierung und zum Umschlag von ein- und ausgehenden Lieferungen dient. Gegebenenfalls kommen dort außerdem Gabelstapler oder Kräne zum Einsatz, um die Waren zu bewegen.

Dock & Yard in Kombination

Für einen reibungslosen Warenfluss sind Dock und Yard üblicherweise eng miteinander verbunden. So können die Transporteinheiten ankommende und ausgehende Handelsgüter schnell von einem zum anderen Bereich transportieren: Von Yard zu Dock, um sie in das jeweilige Transportmittel zu verladen und umgekehrt, um sie zu lagern oder zu sortieren. Damit dabei fehlerhafte Lieferungen oder beschädigte Produkte nicht unentdeckt bleiben, muss jeder Arbeitsschritt sorgfältig dokumentiert werden.

Welche Prozesse stehen im Fokus?

Neben dem direkten Umschlag und Transport der Güter gibt es weitere Abläufe, die es zu beachten gilt: Die Rede ist vom Transportmanagement und der Kommunikation mit den Zulieferfahrer:innen. Das beinhaltet:

• geplante Fristen
• tatsächliche Ankunfts- und Abfahrtszeiten
• Live-Standorte sowie
• die Kontaktdaten des Fahrers oder der Fahrerin

Für eine klare Transparenz in der gesamten Supply Chain stehen dabei besonders die Zeitpunkte im Mittelpunkt, an denen der jeweilige Prozess abgeschlossen wurde. So zeigen sich mögliche Verzögerungen schon früh und das Unternehmen kann Maßnahmen einleiten, um spätere Arbeitsschritte proaktiv umzuplanen und die Effizienz zu steigern.

Auch das Zeitfenstermanagement ein wichtiger Faktor im Yard Management System. Darunter fällt die Verwaltung von Anlieferung, Überwachung und Steuerung des Lieferverkehrs. Bestenfalls werden die Zeitfenster im Vorhinein online gebucht, sodass alle Lieferungen zum geplanten Zeitpunkt in der richtigen Reihenfolge ankommen. Ein weiterer Aspekt im Dock und Yard Management ist der Werkschutz bzw. die Sicherheit der Mitarbeitenden bei der Arbeit. Besonders im Verkehr und im Kontakt mit schweren Geräten wie LKWs, Gabelstaplern oder Kranen kommt es bei Unachtsamkeiten schnell zu Unfällen mit möglichen ernsten Verletzungen. Die kontinuierliche Wartung der Sicherheitsausrüstung, Richtlinien und festgelegte Verfahren zur Sicherheitsüberwachung und -bewertung sind daher unverzichtbar. Regelmäßige Schulungen bereiten das Personal außerdem auf den Ernstfall vor.

Welche Vorteile hat Dock und Yard Management?

Ein effektives Yard Management System stärkt vor allem den Überblick über sämtliche Zu- und Abgänge auf dem Werksgelände.  Und das hat massiven Einfluss auf die gesamte Supply Chain. Eine lückenlose Dokumentation der Informationen hilft zusätzlich dabei, Optimierungspotenziale zu ermitteln und Abläufe effizienter zu gestalten. Mit den Kontaktdaten des Lieferfahrers oder der Lieferfahrerin lassen sich zudem ungünstige Missverständnisse in kürzester Zeit aufklären oder fehlerhafte Lieferungen vermeiden. In der Endsumme verbessert das System die Lieferprozesse und so auch die Kundenzufriedenheit. Gleichzeitig bleibt das Werksgelände sicher, wodurch das Unternehmen nicht nur gesetzliche Richtlinien einhält, sondern auch den Mitarbeitenden ein gutes Gefühl bei der Arbeit gibt. Im Umkehrschluss steigt durch die effizientere Abwicklung auch die Nachhaltigkeit: Denn die Vermeidung von Leerlaufzeiten, Nachlieferungen und unnötigen Transportwegen sowie die optimale Lagerplatznutzung auf dem Hof sparen Energie- und Kraftstoffverbrauch ein.

Herausforderungen

Damit Unternehmen von diesen Vorteilen profitieren können, muss das Yard Management System jedoch reibungslos funktionieren. Zwischen dem Verlader und einer fehlerfreien Lieferkette stehen viele kleinteilige Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Eine zuverlässige Planung ist dabei das Ziel aller Vorgänge und macht den entscheidenden Unterschied aus. Dazu gehört neben der vorausschauenden Einteilung von Lagerplätzen und Ressourcen ebenfalls die Zeitfensterplanung. Der Wert ganzheitlicher Aussagen wird aber oft unterschätzt. Häufig weiß der Verlader nicht, welche Ware sich in dem angelieferten Container befindet oder wann genau er mit der Lieferung zu rechnen hat. Die Konsequenzen sind jedoch auf beiden Seiten zu spüren: Ohne Informationen über eintreffende Lieferungen kann der Verlader weder Lager- noch Stellplätze effizient planen. Die Öffnung der Sendung wird zum Glücksspiel. Fehlen die erwarteten Warenpositionen, entstehen zeit- und kostenintensive Verzögerungen. Der Lieferant bzw. Spediteur kann sich währenddessen auf lange Standzeiten seiner Transportfahrzeuge einstellen. Die Wartezeiten für die Fahrer:innen sind nicht nur unwirtschaftlich, sondern führen auch zu Verspätungen bei den Folgeaufträgen. Selbst, wenn die Lieferdaten vollständig sind, gibt es noch einen weiteren Stolperstein: der Verzicht auf digitale Lösungen.

Fehlerfalle: manuelles Dock und Yard Management

Manuell lassen sich die unzähligen Vorgänge und Daten kaum verwalten. Insbesondere nicht mit knappen Notizen auf Papierlisten und umständlichen Insellösungen. Auch analoge Kalender, auf denen die Zufahrtssteuerung kleinteilig per E-Mail oder Telefon abgewickelt wird, sind dabei eher ein Störfaktor als eine Hilfe. Hier muss optimiert werden. Da die unterschiedlichen Parteien schnell und transparent zusammenarbeiten müssen, hängt es an der Organisation: Fehlerhafte Einträge zögern den Prozess hinaus und versäumte sorgen für unwirtschaftliche Wartezeiten. Es herrscht keine Übersicht, welche Fahrzeuge sich derzeit auf dem Gelände befinden, ob Verzögerungen stattfinden oder welche Fahrzeuge noch ankommen sollen. Dadurch ist es schwierig, Personal einzuplanen, um die Ware rechtzeitig umzuschlagen. Erfahrene Unternehmen begegnen dieser Herausforderung mit einheitlichen Systemen, die die vielen Insellösungen ersetzen und den gesamten Prozess intuitiv darstellen. Softwarelösungen sind bereits gängiger Standard bei vielen Verladern und die einzig logische Wahl im Vergleich mit einer manuellen Verwaltung.

Die passende Software für die Werkslogistik

Intelligente Softwarelösungen stellen eine effiziente Möglichkeit für das Dock & Yard Management des eigenen Werksgeländes dar. Sie können die Mitarbeiter:innen in allen verwaltungstechnischen Prozessen durch Funktionen wie Self-Check-In, automatisierte Abrufe zu freien Ladestellen und Toren oder Echtzeit-Daten unterstützen. Für eine erstklassige und übersichtliche Organisation ist es dabei entscheidend, eine All-in-One-Lösung zu verwenden. Dadurch sind die Nutzer:innen nicht dazu gezwungen, stets zwischen den Lösungen hin und her zu wechseln – alle Informationen sind auf einen Blick einsehbar. Mit einer zusätzlichen Kommunikationsfunktion bleiben alle beteiligten Parteien jederzeit auf dem neusten Stand. Etwaige Verspätungen sind binnen Sekunden angekündigt und das Personal kann sofort reagieren.

Ein Beispiel für eine hochqualitative Komplettlösung ist die Plattform myleo / dsc. Mit allen Hofprozessen auf einer Oberfläche bietet sie die notwendige Unterstützung für eine leichte Abwicklung des Dock & Yard Managements. Diese umfassen:

• Digitale Avisierungen
• Zeitfenstermanagement
• Die Kontrolle von Check-In und Check-Out
• Die Steuerung und Statusanzeige für Tore und Rampen
• Den Ladestellenabruf von LKW per Smartphone oder Großdisplay
• Die Steuerung von Ressourcen und Kapazitäten auf dem Werksgelände
• Eine leichte Kommunikationsmöglichkeit für LKW-Fahrer:innen
• Tracking und -visualisierung für den Leitstand in Echtzeit
• Schnittstellen und eine unkomplizierte Integration mit anderen Systemen

Eine Besonderheit ist die Funktion für den digitalen Self-Check-In und -Out. Denn dies steigert die Sicherheit auf dem Werksgelände deutlich: Besonders am Check-In ist die Verkehrslage oft unübersichtlich und hektisch. Muss der oder die Fahrer:in nicht aus dem eigenen LKW aussteigen, um sich anzumelden, sinkt das Risiko für mögliche Unfälle drastisch.

Self-Check-In

Damit der Verkehr ganzheitlich erfasst wird und niemand ohne Befugnis auf den Hof gelangt, ist ein Check-In-Prozess für die ankommenden Transportfahrzeuge unabdingbar. Beispielhaft dafür ist die klassische Schranke mit Checkpoint und Pförtner:in. Er oder sie prüft die Unterlagen der Fahrer:innen, bevor diese mit dem Transportfahrzeug passieren dürfen. Ein Self-Check-In automatisiert den Prozess auf Seiten des Verladers mithilfe einer Softwarelösung. Das spart Zeit und Verwaltungsaufwand, da die Anmeldeinformationen digital an das System weitergeleitet werden.

Die myleo / dsc denkt diesen Gedanken einen Schritt weiter und ermöglicht den Self-Check-In aus dem Fahrzeug heraus – entweder mit einem Self Service Terminal oder einer mobilen Web-App. Dadurch muss der oder die Fahrer oder Fahrerin nicht einmal aussteigen und kann sich mit minimalem Aufwand über die digitale Plattform anmelden.

Fazit: All-in-One statt One-for-All

Übersichtliche Prozesse sind der Kernfaktor für ein reibungsloses Dock und Yard Management. Intelligente Softwarelösungen sind dabei unerlässlich. Sie helfen bei der Dokumentation aller Aktivitäten und steigern die Transparenz sowie Effizienz erheblich. Das reduziert nicht nur die Aufenthalts- und Wartezeiten von LKW auf dem Werksgelände, sondern beugt auch Missverständnissen und Verspätungen vor. Eine einheitliche Plattform wie die myleo / dsc verhindert gleichzeitig Systembrüche, sodass alle Daten lückenlos aufgenommen und weiterverarbeitet werden können. Bei der Integration von vielen verschiedenen Insellösungen kann es dahingegen passieren, dass die ständigen Updates den Betriebsprozess stören. Auch die Mitarbeiter:innen haben es so leichter: Sie müssen sich nicht durch zahlreiche unterschiedliche Interfaces kämpfen und haben alle notwendigen Informationen auf einen Blick.

Sie möchten Ihr Dock & Yard Management auf das nächste Level heben? Mehr Infos zur myleo / dsc, der All-in-One-Plattform für Dock & Yard Management u.v.m. gibt es unter https://myleodsc.com/de/yard-management