„Kommunikation 2.0“: die Ticketing-Funktion in der myleo / dsc

In der Transportlogistik werden heute noch vielfach Informationen wie Änderungswünsche, per E-Mail oder Telefon ausgetauscht. In der Praxis sieht das häufig so aus, dass die Transportabteilung ein Sammel-E-Mail-Postfach mit verschiedenen Ordnern hat, in welchen die Anfragen bearbeitet werden. Das hat oftmals zur Folge, dass kein Überblick darüber besteht, ob jemand an einer Aufgabe arbeitet. Angesichts von immer neuen Supply-Chain-Herausforderungen ist dies kein nachhaltiger Weg, mit Geschäftspartnern, Transportdienstleistern und Warenempfängern zu kommunizieren. Wie es anders geht, zeigt die myleo / dsc mit ihrer Ticketing-Funktion.

Ein häufiges Problem bei der Planung von Transporten: Es gibt keine ganzheitliche Übersicht über den aktuellen Bearbeitungsstand von Bestellungen und Lieferungen, denn oft sind die Informationen darüber auf verschiedene Quellen verteilt.

Bei arbeitsteiligen Transportprozessen sind Informationen oftmals intransparent

Um auf (neue) Anfragen reagieren zu können, müssen Beteiligte die jeweiligen Informationen zu Transporten und Planzeiten etc. häufig manuell verschiedenen Quellen wie dem Transportmanagementsystem (TMS), diversen Listen und Tabellen oder sonstigen Dokumenten entnehmen. Gerade wenn mehrere Parteien wie Spediteur, Verlader oder Warenempfänger involviert sind, wird es noch unübersichtlicher.

So richtig kompliziert wird es, falls später Rückfragen zu einem Vorgang kommen. Denn dann hilft bei einer Vielzahl von Aufträgen mitunter das Gedächtnis nicht weiter und jemand muss die Informationen aus den verschiedenen E-Mail-Verläufen und vielleicht sogar verschiedenen E-Mail-Postfächern von vor einigen Tage oder Wochen zusammensuchen. Und was, wenn jemand im Urlaub ist? Kurz: Es besteht kaum oder sogar keinerlei Transparenz über den aktuellen Stand der Dinge.

Klarer kommunizieren mit der myleo / dsc

Einen eleganteren Weg, mit Geschäftspartnern, Auftragnehmern und Transportdienstleistern zu kommunizieren, bietet die myleo / dsc. Folgende Vorteile eröffnet die Logistikplattform für Nutzer:innen:

• Lösungen wie Supplier Management für die Beschaffungslogistik und Carrier Collaboration für die Zusammenarbeit mit Transportdienstleistern ermöglichen durch die Integration von Frachtaufträgen bzw. Lieferungen aus Vorsystemen eine übersichtliche Darstellung der Plandaten.
• Stakeholder wie Verlader, Spediteur, Empfänger haben jederzeit Zugang zu den jeweils für sie relevanten Belegen (Lieferungen, Frachtaufträge).
• Alle Prozessbeteiligten können direkt zum Beleg ein Ticket eröffnen und Anfragen oder Probleme kommunizieren.
• Zulässige Ticket-Typen und Pflichtfelder können Sie als Kunde schnell und einfach selbst konfigurieren, sodass alle benötigten Daten als Pflichtinformationen bereitgestellt und relevante Informationen zum Fall stets schnell erfasst werden können.

Use Case: So machen Tickets in der myleo /dsc Informationen transparent

In unserem Anwendungsbeispiel fordert ein Spediteur aufgrund von geringen LKW-Kapazitäten einen Transportsplit oder eine Änderung der Anlieferzeit zu einem Frachtauftrag.

• Dazu kann der Spediteur in der myleo / dsc den entsprechenden Frachtauftrag suchen und direkt ein Ticket des Typs „Transportsplit“ oder „Anlieferzeitänderung“ erfassen. Bei der Auswahl des Typs erscheinen die relevanten Felder, die für diese Anfrage gefüllt werden müssen.
• Die Transportabteilung wird über das Ticket automatisch benachrichtigt, kann dies einem Team sowie einer zuständigen Person zuweisen und den Status des Tickets auf „In Bearbeitung“ setzen.
• Bei Rückfragen kann die zuständige Person direkt am Ticket Kommentare verfassen und das Ticket erneut dem Spediteur zuweisen.
• Das Ticket inkl. des Chatverlaufs wird am Beleg gespeichert und ist während des gesamten Verlaufs von allen Beteiligten einsehbar.
• Nach erfolgter Einigung der Parteien wird der Transport wie gewünscht als Transportsplit oder mit geänderter Lieferzeit durchgeführt.
• Real-Time Transportation Visibility ermöglicht einen Einblick in den aktuellen Stand des laufenden Transports und transparente Antworten bei Rückfragen, wann die Lieferung zugestellt wurde etc.
• Falls es nach dem Transport zu einem Klärungsfall kommt, kann im Dispute Management der myleo / dsc am Frachtauftrag eingesehen werden, ob es bereits ein Ticket mit wichtigen Informationen gab.
• Die auf diese Weise vollständig transparente Kommunikation ermöglicht schließlich ein effizienteres Klärfallmanagement und eine bessere und schnellere Rechnungsprüfung.

Konnten wir Ihr Interesse an Lösungen für smartere Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ihren Supply-Chain-Partnern wecken? Sprechen Sie uns einfach an unter info@myleodsc.com und vereinbaren Sie einen persönlichen Demo-Termin!