Inbound Logistik: Herausforderungen und Lösungen

Die Inbound-Logistik spielt eine entscheidende Rolle bei der Optimierung von Lieferketten. Sie hat großen Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens. Allerdings steht die Inbound-Logistik vor großen Herausforderungen: Fehlende Transparenz und Kommunikation zwischen Lieferanten und Unternehmen im Inbound führen regelmäßig zu Produktionsverzögerungen und hohen Kosten. Die Digitalisierung der Inbound-Prozesse bietet hier eine wegweisende Lösung, um die Supply Chain zu optimieren und mehr Effizienz zu schaffen.

Inbound-Logistik: Definition und Ziele

Die Inbound-Logistik lässt sich in die Beschaffungslogistik und Produktionslogistik unterteilen. Sie umfasst alle Prozesse, die mit der Beschaffung, dem Transport, der Annahme und der Lagerung von Waren und Materialien entlang der Lieferkette verbunden sind. Ihr Hauptziel besteht darin, Produktionsmittel, Behälter und Komponenten rechtzeitig, in der benötigten Menge und Qualität bereitzustellen, um einen reibungslosen Produktionsablauf und pünktlichen Warenumschlag sicherzustellen. Eine gut organisierte Inbound-Logistik vermeidet Leerlaufzeiten, optimiert Materialflüsse und trägt durch transparente und koordinierte Abläufe entscheidend zur Effizienz der gesamten Lieferkette bei.

Inbound-Logistik: Welche Herausforderungen gilt es zu bewältigen?

Ein ungestörter Informationsfluss ist das Rückgrat einer funktionierenden Inbound-Logistik. Doch häufig gibt es Schwierigkeiten in der Kommunikation zwischen Lieferanten und Warenempfängern. Diese fehlende Transparenz hat weitreichende Folgen. Kommt es zu Verzögerungen oder Änderungen im Wareneingang, hat dies Auswirkungen auf den weiteren Prozess. Wird der Empfänger darüber nicht rechtzeitig informiert, werden Personal- und Lagerkapazitäten unnötig blockiert und es kommt zu Wartezeiten. Auch unangekündigte Lieferungen stellen ein Problem dar. Doch es gibt noch weitere Herausforderungen.

Ungenügende Stammdatenpflege

Im ERP-System (Enterprise Resource Planning) werden Stammdaten wie Lieferantendaten, Artikelinformationen, Preislisten und weitere relevante Informationen gespeichert. Diese Daten dienen als Grundlage für die Planung, Beschaffung und Steuerung von Inbound-Logistik-Prozessen. Doch häufig fehlt es im ERP-System an Detailinformationen zu Verfügbarkeiten, Preisänderungen oder der passenden Menge des Abrufs. Das kann zu Problemen in der Bestellabwicklung und Lieferterminverwaltung führen.

Fehlende Angaben zu Art und Menge der Waren

Häufig erhält der Auftraggeber nur ein bestätigtes Lieferdatum, aber keine Information über die Menge und Art der Waren sowie Transportmittel oder die Verpackungsmethode. In der Praxis muss der Warenempfänger so auf den LKW warten und erfährt erst mit Öffnen der Ladefläche, was genau sich darin befindet.

Keine aktuellen Informationen zum Transport

Eine der zentralen Herausforderungen in der Inbound-Logistik ist die fehlende Transparenz über den Status von Lieferungen. Oft wird lediglich ein Lieferzeitpunkt kommuniziert, ohne dass aktuelle Statusupdates oder Echtzeitinformationen verfügbar sind. Daher können Unternehmen auch nicht abschätzen, ob der Lkw pünktlich ankommt oder Verzögerungen eintreten. Dabei haben verzögerte Lieferungen auch weitreichende Folgen auf das Outbound. Kommen Materialien verspätet an, kann die termingerechte Auslieferung von Endprodukten gefährdet sein.

Fehlende Visualisierung der Prozesse

Gerade bei komplexen Lieferketten ist es entscheidend, dass Informationen über den Status, die Route und mögliche Verzögerungen nicht nur vorliegen, sondern auch anschaulich dargestellt werden. Ohne eine Visualisierung lassen sich mögliche Abweichungen von der Planung oder auftretende Engpässe nicht rechtzeitig erkennen.

Ein Negativbeispiel aus der Praxis

Der Worst Case ist eingetreten: Ein Lkw, beladen mit dringend benötigten Waren, hat einen Unfall gebaut. Der Spediteur, überfordert mit der Situation, versäumt es, den Auftraggeber über den Vorfall zu informieren. Stattdessen schickt er ein Ersatzfahrzeug, um die Lieferung schnellstmöglich nachzuholen. Währenddessen rechnet der Auftraggeber weiterhin mit der Lieferung im vereinbarten Zeitfenster – jedoch vergebens. Mit knapp drei Stunden Verspätung trifft der neue Lkw am Logistikhof ein. Zu diesem Zeitpunkt ist die ursprünglich reservierte Lagerfläche jedoch bereits anderweitig belegt, was die Annahme der Lieferung zusätzlich verzögert. Dieses Beispiel verdeutlicht, wie mangelnde Kommunikation zu vermeidbaren Störungen führt. Die Verzögerung durch den Unfall ist bedauerlich, aber die Supply Chain ist deshalb noch lange nicht unterbrochen. Mit einer proaktiven und transparenten Kommunikation hätte der Spediteur den Verlader rechtzeitig informieren können, damit dieser den Lagerplatz freihalten und die Lieferung später hätte entgegennehmen können.

Lösung: Digitalisierung der Inbound-Logistik

Die Digitalisierung der Inbound-Logistik bietet eine effektive Antwort auf die zahlreichen Herausforderungen, mit denen Unternehmen in diesem Bereich konfrontiert sind. Durch den Einsatz moderner Softwarelösungen können Prozesse optimiert, Ressourcen geschont und die Zusammenarbeit zwischen den Partnern entlang der Lieferkette deutlich verbessert werden.

Funktionen einer geeigneten Software

1. Möglichkeiten zum Tracken von Waren und Transporten
Eine zentrale Funktion digitaler Lösungen ist das Tracking von Lieferungen in Echtzeit. Dadurch wissen Unternehmen jederzeit, wo sich ihre Waren befinden und können Verzögerungen oder Probleme frühzeitig erkennen. Live-Tracking ermöglicht es, Abweichungen im Lieferplan direkt zu identifizieren und Maßnahmen einzuleiten, um den Betriebsablauf, beziehungsweise auch nachfolgende Prozesse im Outbound zu schützen.

2. Dokumentation von Informationen und Prozessen
Moderne Software dokumentiert sämtliche Informationen und Prozessschritte entlang der Lieferkette. Von der Bestellbestätigung über die Verladung bis hin zur Ankunft am Zielort werden alle relevanten Daten automatisch erfasst. Dies sorgt nicht nur für eine transparente Nachverfolgbarkeit, sondern dient auch als Grundlage für zukünftige Optimierungen.

3. Versand von Statusmeldungen
Automatisierte Statusmeldungen sind eine wichtige Funktion, um alle Beteiligten kontinuierlich über den Fortschritt und mögliche Änderungen zu informieren. Diese Benachrichtigungen können Verzögerungen, Ankunftszeiten oder andere relevante Ereignisse umfassen und ermöglichen es Unternehmen, flexibel auf neue Gegebenheiten zu reagieren.

4. Unkomplizierte Kommunikation zwischen Partnern
Eine integrierte Kommunikationsplattform vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen Lieferanten, Spediteuren und Warenempfängern. Statt E-Mails oder Anrufe nutzen zu müssen, können alle Parteien direkt miteinander interagieren. Dies reduziert Missverständnisse und beschleunigt die Abstimmung. 

5. Integration von Vorsystemen wie ERP
Eine gute Softwarelösung sollte nahtlos in bestehende Vorsysteme wie ERP-Systeme integriert werden können. Dadurch wird sichergestellt, dass relevante Daten wie Bestellungen, Bedarfsprognosen oder Lieferpläne automatisch übernommen und verarbeitet werden. So lassen sich manuelle Eingaben minimieren und Fehler reduzieren.

Vorteile lückenloser Inbound Prozesse

Kann die Inbound-Logistik planmäßig ablaufen, ergeben sich viele Vorteile für Verlader, Lieferant und Spediteur:

Transparente Prozesse

Ein transparenter Prozess im Inbound ermöglicht einen umfassenden Überblick über die Abläufe. Sämtliche Teilnehmer werden bei Veränderungen sofort informiert.

Planungssicherheit

Mit der Planungssicherheit geht auch eine Performancesteigerung einher: Unternehmen können ihr Personal und ihre Ressourcen vorausschauend und optimal für die bevorstehenden Aufgaben einplanen.

Zufriedene Mitarbeitende und Kunden

Kommt die angekündigte Lieferung zu spät oder gar nicht, sind die Mitarbeitenden umsonst zur Arbeit erschienen und auch der Kunde wartet vergeblich auf seine Bestellung. Ein verfrühter Wareneingang sorgt wiederum für Stress auf dem Logistikhof. Anders sieht es bei einer planmäßigen Inbound-Logistik aus. So kann das Personal nach erledigter Arbeit pünktlich Feierabend machen und der Kunde erhält seine Ware zum versprochenen Liefertermin.

Neue Optimierungspotenziale

In einer reibungslosen Lieferkette wird schnell klar, in welchen Prozessschritten es trotz des ansonsten problemlosen Ablaufs stockt. Die Nachverfolgung und Evaluation dieser Verzögerungen kann dabei helfen, neue Optimierungspotenziale sicherzustellen, die bislang unter dem Logistik-Chaos verdeckt blieben.

Flexiblere Abläufe

Schwankende Marktbedingungen und Saisonalitäten erfordern höchste Flexibilität in der Logistik. Fehlt der notwendige Überblick über die eigene Lieferkette, mitsamt der Beschaffung, Annahme und Lagerung, können Unternehmen nicht rechtzeitig auf die alltäglichen Veränderungen am Markt reagieren. Im Umkehrschluss verbessert eine erstklassige Verwaltung der eigenen Inbound-Logistik die Wettbewerbsfähigkeit.

Sicherheit durch Qualitätskontrolle

Wer kennt es nicht: Die Lieferung ist beschädigt und die Schuld wird kurzerhand auf das Gegenüber geschoben. Eine frühzeitige Qualitätskontrolle und Dokumentation der Prozessschritte helfen anstattdessen dabei, den Schaden schnell und zuverlässig zurückzuverfolgen.

Stärkere Lieferantenbeziehungen

Eine verlässliche Planung hat nicht nur Vorteile für den Verlader. Auch die Lieferfahrer:innen können ohne lange Wartezeiten pünktlich zum nächsten Auftrag aufbrechen. Nahtlose Inbound-Abläufe sparen so Zeit und Kosten für alle Beteiligten und stärken die Geschäftsbeziehung.

Optimale Inbound-Logistik mit der myleo / dsc

Als kollaborative Plattform vereint die myleo / dsc alle maßgeblichen Funktionen für das Management der Inbound-Logistik. Das sorgt für Effizienz. Die Lieferkettenpartner können sich in Form von digitalen Statusmeldungen oder Bestellanfragen schnellstmöglich austauschen. Die aktuellen Prozessabläufe stellt das System dabei für jede:n Nutzer:in anschaulich dar, sodass klar ist, wo sich die Lieferung aktuell befindet. Zu diesem Zweck bietet die myleo / dsc umfangreiche Tracking-Übersichten für den Straßen- und Schienenverkehr. Darüber hinaus lassen sich alle etablierten Vorsysteme wie SAP oder Oracle problemlos in die Software integrieren. So kann sich das System nicht nur die benötigten Daten automatisch ziehen, sondern bietet ebenfalls eine essenzielle Grundlage für die detaillierte Nachverfolgung des Vor-, Haupt- oder Nachlaufs. Somit kann sich eine effiziente Outbound-Logistik nahtlos anschließen.

Als Dienstleister unterstützt myleo / dsc seine Kunden zudem mit seiner langjährigen Expertise beim Thema Schnittstellen.

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